چرا مدیریت دانش در سازمان شکست می خورد؟ + راه های پیشگیری

به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا ؛ طبق بررسی های انجام شده، پیاده سازی 70 درصد فناوری های جدید در سازمان ها با شکست مواجه می شود. اگر یکی از اهداف تحول دیجیتال شما در سال جاری راه اندازی یک سیستم مدیریت دانش جدید است، قطعاً نمی خواهید در میان آن 70 درصد باشید. اما چگونه می توانید بر مشکلات غلبه کنید و موفقیت سیستم مدیریت دانش خود را تضمین کنید؟

قبل از پیاده سازی مدیریت دانش، لازم است برخی از رایج ترین دلایل شکست مدیریت دانش را درک کنید. یکی از شایع ترین دلایل این شکست، ناتوانی در سازگاری با فرآیندها و فرهنگ است که باعث شکست کل فرآیند می شود. در این مقاله به هفت اشتباهی که باعث شکست پروژه های مدیریت دانش می شود و نحوه جلوگیری از آنها می پردازیم.

عملکرد ضعیف

هنگام طراحی یک سیستم مدیریت دانش جدید، داشتن استراتژی برای راه اندازی سیستم و برقراری ارتباط با کاربران نهایی مهم است. شرکت‌هایی که دارای سیستم‌های مدیریت دانش موفق هستند، برای اطمینان از بارگیری و سازماندهی 90 درصد محتوا قبل از دسترسی کاربران نهایی به سیستم، زمان صرف می‌کنند. علاوه بر این، شرکت ها برای آموزش کارکنان خود در مورد این سیستم وقت می گذارند و مطمئن می شوند که کارکنان مزایای این سیستم مدیریت دانش را برای کار خود درک می کنند.

اجرای ضعیف یکی از مهمترین دلایل شکست مدیریت دانش در یک سازمان است

اجرای ضعیف و اجرای ضعیف اغلب به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط هستند. دادن ابزار به کارکنان بدون تعیین دستورالعمل، زمینه را برای سیستمی فراهم می کند که به هدف خود نمی رسد و مطمئناً نمی تواند در طول زمان پایدار بماند.

حتی زمانی که این فناوری کاربرپسند باشد، مطمئناً کارمندانی وجود دارند که قبل از استفاده از آن احساس راحتی می کنند، به آموزش و مشاهده محصول نیاز دارند. هنگام راه اندازی و افزودن ویژگی های جدید به سیستم مدیریت دانش فراموش نکنید که آموزش هایی را برگزار کنید.

بسیار مهم است که یک ارائه دهنده سیستم مدیریت دانش پیدا کنید که به شما در جلسات مقدماتی و آموزش مداوم کمک کند. این فروشندگان به عنوان متخصص در بهترین فرآیند مدیریت دانش (و متخصص در محصول خود)، اطمینان حاصل می کنند که کارکنان با پلت فرم احساس راحتی می کنند و حداکثر ارزش را از آن می گیرند.

عدم مشارکت مدیران

رهبران تیم و بخش باید از سیستم مدیریت دانش جدید حمایت کنند و کارکنان را تشویق به استفاده از آن در حین و پس از اجرا کنند. یک راه خوب برای اطمینان از خرید اجرایی این است که هنگام ارزیابی، خرید و راه اندازی یک سیستم مدیریت دانش جدید، یک مدیر اجرایی شما را همراهی کند. این فرد باید کسی باشد که ارزش این سیستم را درک کند و بتواند ارزش آن را به سایر مدیران و تیم آنها نشان دهد.

همچنین باید مدیر هدف (و سایر اعضای تیم رهبری) را تشویق کنید که از سیستم مدیریت دانش به گونه ای استفاده کنند که سایر اعضای تیم از انجام آن احساس راحتی کنند. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم رهبری در مراسم راه‌اندازی بخواهید که نظر خود را در مورد پلتفرم در یک ویدیوی کوتاه ثبت و ارسال کند و حداقل یک بار در ماه یک ویدیوی به‌روزرسانی شده را روی پلتفرم ارسال کند.

طرد فرهنگی

شرکت هایی که دارای فرهنگ اشتراک دانش هستند، احتمالاً سیستم مدیریت دانش را پیاده سازی می کنند. مشکل ناامید کننده این است که شرکت های بدون فرهنگ اشتراک دانش با مشکلات بیشتری در استفاده از فناوری های جدید مدیریت دانش مواجه هستند. لازم است استفاده از سیستم مدیریت دانش اساس فرهنگ سازمانی قرار گیرد و بخشی از زندگی عادی روزمره کارکنان شود.

این با اجرای اشتراک دانش کارکنان محقق می شود. ایجاد امنیت روانی که باعث می شود کارکنان احساس کنند می توانند دانش و بازخورد خود را بدون ترس از پیامدهای منفی به اشتراک بگذارند، به کارکنان کمک می کند تا احساس راحتی بیشتری در مشارکت و همکاری در تیم ها و بین تیم ها داشته باشند. مشوق هایی مانند شناخت عمومی یا ارائه پاداش های کوچک برای به اشتراک گذاری دانش در هر فصل به پرورش فرهنگ اشتراک دانش کمک می کند.

تغییر زمان می برد و نیروی کار نیاز به یادآوری دارد. به عنوان مثال، اگر شما یک سیستم مدیریت دانش را پیاده‌سازی کرده‌اید، اما اعضای تیم همچنان از طریق ایمیل یا پیامک به سؤالات شما پاسخ می‌دهند، باید آنها را تشویق کنید که سؤالات خود را به سیستم مدیریت دانش ارسال کنند (اگر هنوز به آنها پاسخ داده نشده است) یا ارسال کنند. اعضای یک پیوند به مقاله در سیستمی که به سوالات پاسخ داده می شود. این این ایده را تقویت می کند که سیستم مدیریت دانش تنها منبع اطلاعات برای شرکت شما است.

بدون صاحب

چه کسی مالک سیستم مدیریت دانش شماست؟ عدم تعیین مالکیت یکی از شایع ترین علل شکست مدیریت دانش است. معمولاً وقتی یک کسب و کار مسئولیت را به افراد واگذار می کند، هیچ فردی در قبال آن مسئولیت پاسخگو نخواهد بود و بنابراین تعیین مالک برای بقای مدیریت دانش مهم است.

مطالب قدیمی

اگر محتوای سیستم مدیریت دانش قدیمی باشد و دیگر مرتبط نباشد، کارکنان به تدریج اعتماد خود را نسبت به اطلاعات از دست می دهند و در نتیجه از سیستم فاصله می گیرند. بدون حمایت مداوم، انگیزه ای که در طول اجرا ایجاد کرده اید به سرعت از بین می رود.

داشتن زمان‌بندی خودکار محتوا و یادآوری‌ها برای حفظ محتوا مفید است. اما همانطور که شما به صاحب سیستم مدیریت دانش نیاز دارید، به مسئول طبقه بندی مطالب در سیستم نیز نیاز دارید و آن افراد مسئول باید مسئولیت های خود را به خوبی درک کنند. شما می توانید کارشناسان موضوعی (SMEs) را برای نظارت و کمک به دسته بندی و پاسخگویی به سوالات مرتبط با تخصص خود استخدام کنید. شما همچنین باید تعیین کنید که این متخصصان موضوع چقدر مسئول بررسی محتوای خود هستند. این به سازمان کمک می کند تا محتوا را به روز کند تا سیستم مدیریت دانش یک منبع قابل اعتماد باقی بماند.

فقدان و اندازه گیری صحیح شاخص های کلیدی عملکرد در سیستم مدیریت دانش

اگر معنای موفقیت را برای سازمان تعریف نکرده باشید، شناخت نحوه و کیفیت عملکرد دشوار است. اگر KPIهای طرح KMP خود را ایجاد و ردیابی نکرده باشید، فرصت‌هایی را برای بهینه‌سازی پلتفرم از دست داده‌اید و تعامل با پلتفرم به مرور زمان کاهش می‌یابد.

لازم است معیارهای انتخابی با اهداف شما همخوانی داشته باشد و در طول زمان از آنها پیروی کنید تا بتوانید قضاوت کنید که آیا در مسیر درستی قرار دارید یا خیر و آیا برای رسیدن به اهداف خود نیاز به ایجاد تغییر دارید یا خیر.

به عنوان مثال، اگر یکی از اهداف شما کاهش میانگین زمانی است که کارمندان برای جستجوی اطلاعات صرف می کنند، باید نظرسنجی هایی را قبل و بعد از پیاده سازی یک سیستم مدیریت دانش توزیع کنید و از کارکنان خود بپرسید که هر روز چقدر زمان صرف جستجوی اطلاعات می کنند. می توانید این سوال را دوباره در فواصل زمانی معین بپرسید (مثلا هر سه ماه یا هر شش ماه) تا تغییرات را در طول زمان ارزیابی کنید.

اگر متوجه شدید که زمان صرف شده برای جستجو کاهش نیافته است، به این معنی است که باید در رویکرد خود برای مدیریت دانش تجدید نظر کنید. اگر کاهش متوسط ​​زمان جستجو برای اطلاعات جدید را مشاهده کردید، ارزش سیستم شما را نشان می دهد و به ادامه پذیرش پلت فرم کمک می کند.

نتیجه گیری: رابطه بین فناوری، افراد و فرآیندها

همانطور که اشاره شد، برنامه ریزی بد و عدم تغییر فرهنگی مهم ترین دلایل شکست مدیریت دانش بررسی می شود. این عدم موفقیت بیشتر به افراد و فرآیندهای اطراف سیستم ها مربوط می شود تا خود سیستم ها. قبل از معرفی یک فناوری جدید، باید مطمئن شوید که یک استراتژی تعامل دانش دارید. از هفت اشتباه مدیریت دانش که باعث شکست مدیریت دانش می شود اجتناب کنید و می توانید مشتاقانه منتظر ایجاد یک فرهنگ موفق مشارکت دانش در سازمان خود باشید.