اتوماسیون اداری چیست؟ ارائه و بررسی مزایای اتوماسیون اداری برای تجارت

به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا ؛ اگر صاحب کسب و کار هستید، با وظایف سازمانی روزانه و تکراری آشنا هستید و حتی ممکن است مجبور شوید برخی از کارها را خودتان انجام دهید. اما با رشد کسب و کار شما، میزان کار و نیروی انسانی که برای انجام آن نیاز دارید نیز افزایش می یابد. در چنین مواقعی استفاده از اتوماسیون اداری گزینه مناسبی برای حذف و کاهش کارهای تکراری است. در این گزارش کوتاه به تعریف اتوماسیون اداری می پردازیم و مزایای سیستم های اتوماسیون تجاری را بررسی می کنیم.

تعریف اتوماسیون اداری

اولین سوالی که مطرح می شود این است که اتوماسیون اداری چیست؟ در ساده ترین تعریف، اتوماسیون اداری راه حلی است که با خودکارسازی کارهای تکراری و روزانه، حجم کاری را کاهش می دهد و بهره وری را در سازمان شما افزایش می دهد. این راه حل ها ممکن است شبیه به فناوری هایی باشد که قبلا استفاده می کردید. به عنوان مثال، اتوماسیون مکاتبات اداری بسیار شبیه به سیستم های پست الکترونیکی است، با این تفاوت که سیستم های اتوماسیون اداری امکان دسته بندی، پاسخگویی هوشمند، ارسال، امضای الکترونیکی و نظارت بر فرآیندهای نامه در دفتر را فراهم می کند.

این راهکارها در ایران با نام سیستم های اتوماسیون اداری شناخته می شوندکه دراما نام های بین المللی آنها ECM است. اتوماسیون و دیجیتالی شدن مکاتبات در سازمان و مدیریت و طبقه بندی اسناد سازمانی بخش کلیدی در تعریف اتوماسیون کار اداری است. با این حال، راه حل های اتوماسیون اداری می توانند گزینه های زیادی را ارائه دهند. لازم به ذکر است که شرکت فراگستر یکی از تامین کنندگان اصلی اتوماسیون فرآیندهای اداری و سازمانی در ایران می باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد خدمات فراگستر می توانید به وب سایت این شرکت مراجعه نمایید www.faragostar.net بازدید کنید.

مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

اکنون که با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید، تعدادی از اصلی ترین و جذاب ترین مزایای سیستم های اتوماسیون اداری را به شما معرفی می کنیم:

1- کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری

مدیرانی که می دانند سیستم اتوماسیون اداری چیست، از مزایای آن در کاهش حجم کارهای تکراری آگاه هستند. بدون نیاز به انجام کارهای تکراری به شما این امکان را می دهد که از قدرت خود برای انجام کارهای مهم تر استفاده کنید. به این ترتیب، اتوماسیون در هزینه ها صرفه جویی می کند و به کسب و کارها اجازه می دهد تا حاشیه سود خود را بهبود بخشند.

برای مثال، سیستم‌های اتوماسیون اداری از فناوری مخابرات و ارتباطات راه دور استفاده می‌کنند تا کارمندان بتوانند از راه دور کار کنند. با رفع نیاز به سفرهای طولانی، این امر می تواند در هزینه ها صرفه جویی کند و در نهایت بهره وری را افزایش دهد.

2- کاهش اسناد اداری

در هر سازمان مکاتبات اداری متفاوتی انجام می شود. سیستم های اتوماسیون اداری این قابلیت را دارند که این مکاتبات اداری را خودکار و دیجیتالی کنند. این امر استفاده از کاغذ برای نامه ها و مکاتبات را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد و مزایای متعددی از جمله کاهش هزینه ها و حفاظت از محیط زیست دارد.

3- افزایش انعطاف پذیری سازمان

اتوماسیون اداری به افزایش انعطاف پذیری و قابلیت های تصمیم گیری سازمان کمک می کند. این سیستم ها با تجزیه و تحلیل مداوم داده های مربوط به عملکرد سازمان این کار را انجام می دهند و با بررسی حجم ورودی و خروجی به مدیران نشان می دهند که کدام قسمت از سازمان نیاز به توجه بیشتری دارد. آگاهی از کار سازمان باعث بهبود تصمیم گیری توسط مدیران و در نتیجه افزایش انعطاف پذیری سازمان می شود.

البته میزان داده ها و گزارش ها بستگی به نوع اتوماسیونی دارد که در نرم افزار اتوماسیون مورد استفاده شما ارائه می شود. ایناهاش BPMS به عنوان نرم افزار اضافی برای سیستم های اتوماسیون اداری موجود است. زیرا با استفاده از BPMS سازمان ها همچنین می توانند داده های بدون ساختار خود را با ارزشمندتر کردن داده ها به داده های ساختاریافته تبدیل کنند. آنها را تحلیل و مدیریت کنید دوستت دارم. نرم افزار یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS فرصت های بیشتری برای مدیریت فرآیندهای سازمانی فراهم می کند.

4- افزایش توانایی نظارت و پیگیری موارد

هر سازمانی برای بهبود نظارت خود باید نظم خاصی را در فرآیندهای کاری کارکنان خود برقرار کند. داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب به ساده‌سازی این فرآیند با ساده‌سازی فرآیندها کمک می‌کند. در این صورت می توانید تمامی کارها را پیگیری کرده و از انجام صحیح مراحل کاری سازمان اطمینان حاصل کنید.

با این حال، اگر سیستم به سختی کار می کند، ممکن است اثر معکوس داشته باشد و باعث تداخل شود. بنابراین انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب بسیار مهم است.

5- افزایش مزیت های رقابتی

داشتن مزیت رقابتی برای هر کسب و کاری ضروری است. با توجه به رقابت شدید در بازار، این طبیعی است. سیستم های اتوماسیون اداری می توانند مزیت های رقابتی را به طرق مختلف ایجاد کنند. یکی از این راه ها افزایش مشتری مداری است.

در گذشته، مراجعین مجبور بودند در اداره کار سختی انجام دهند تا از کار خود عقب نمانند و گاهی اوقات به دلیل کمبود پرسنل مجبور به بازگشت در روز بعد می شدند. اما امروزه مشتریان به راحتی می توانند از طریق سیستم اتوماسیون اداری به اسناد مرتبط در سازمان ها دسترسی داشته باشند و هر گونه مشکل در آنها را برطرف کنند تا فرآیند پیگیری کارهای اداری آنها به سرعت انجام شود.

6- ذخیره سازی و طبقه بندی داده ها

نگهداری و طبقه بندی اطلاعات در سازمان ها یک نیاز مبرم است و سیستم های اتوماسیون اداری با قابلیت ذخیره کلیه اسناد محرمانه و مهم مرتبط با سازمان، پاسخگوی این نیاز هستند. این سیستم ها همچنین قابلیت اشتراک گذاری انواع اسناد، تصاویر و فایل ها را دارند و از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند. به همین دلیل است که می توانید با خیال راحت از آنها برای ذخیره اطلاعات خود استفاده کنید.

7- کاهش خطاهای انسانی

یکی از مزایای اتوماسیون اداری کاهش خطاهای انسانی است. در واقع با دیجیتالی شدن فرآیندهای اداری، انجام کارهای تکراری و بیهوده غیرممکن می شود. سازمان‌های تجاری بزرگ می‌توانند از سیستم مدیریت محتوای الکترونیکی برای نظارت بر محتوای پروژه‌ها و فعالیت‌های بزرگ استفاده کنند و این نظارت باعث کاهش خطاهای مربوط به عملیات ثبت اسناد می‌شود.

امکان زمان بندی برنامه ها و همچنین سیستم های یادآوری از دیگر ویژگی هایی است که باعث کاهش خطاهای تجاری می شود.

8- امکان تبادل داده

توانایی به اشتراک گذاری اطلاعات بین کارمندان و حتی با سایر نرم افزارها بخش اساسی سیستم های اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، شما استفاده می کنید API Fragster به راحتی می توانید اطلاعات را از نرم افزار Fragster Automation به نرم افزارهای دیگر انتقال دهید.

سیستم‌های اتوماسیون اداری علاوه بر دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهبود ارتباطات خارجی شرکت نیز کمک می‌کنند. بنابراین با کمک پروتکل ECE و بدون استفاده از کاغذ می توانید به راحتی با سایر سازمان هایی که از سیستم های اتوماسیون استفاده می کنند ارتباط برقرار کنید.

ارسال فایل و مکاتبات به صورت آنی از دیگر ویژگی های سیستم های اتوماسیون اداری است که می تواند سرعت کار کارکنان را افزایش داده و بهره وری آنها را افزایش دهد.

9- کنترل دقیق تر

سیستم اتوماسیون اداری نسبت به هر سیستم دیگری برای تجارت کارآمدتر است و می تواند دقت وظایف را در فعالیت های روزانه افزایش دهد. علاوه بر این، این سیستم ها معمولا مجهز به BPMS آنها در مدیریت فرآیندهای سازمانی با خودکارسازی آنها دقت بیشتری دارند و می توانند.

مدیریت سازمان با استفاده از این سیستم ها می تواند بر کار کارکنان خود نظارت دقیقی داشته باشد و در صورت بروز وقفه یا خطا به آنها اطلاع دهد. بنابراین مدیران دیگر مجبور نیستند شخصاً بر روند کاری کارکنان نظارت داشته باشند، بلکه می توانند از هر کجا و با کمک سیستم بر کار سازمان نظارت داشته باشند.

10- سرعت انجام کارها را افزایش دهید

یکی از مزیت های اصلی اتوماسیون اداری افزایش سرعت کار در سازمان است. این مزیت تا حدودی به دلیل دیجیتالی شدن فرآیندها و رفع نیاز به سفر برای انجام کارهای اداری است. شرکت هایی که به خوبی از مزایای اتوماسیون اداری آگاه هستند از این سیستم ها استفاده می کنند تا به کارکنان خود اجازه دهند وظایف خود را در هر مکان و هر زمان به خوبی انجام دهند. این سیستم‌ها با خودکار کردن فرآیندها به بهینه‌سازی فرآیندها کمک می‌کنند که به نوبه خود باعث کاهش زمان خرابی می‌شود.

آخرین کلمه

استفاده از سیستم های اتوماسیون در تجارت بسیار رایج شده است. این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه زیادی برای سازمان ها می شود و به آنها اجازه می دهد تا نیروی کار خود را بر روی موضوعاتی که برای شرکت مهم هستند متمرکز کنند. فراگستر یکی از شرکت های پیشرو با تجربه در زمینه اتوماسیون اداری در ایران است که می تواند این سیستم را در کسب و کار یا سازمان شما پیاده سازی کند و از مزایای اتوماسیون کیس ها و فرآیندها بهره مند شود. برای آشنایی بیشتر با این مجموعه و درخواست نمایش رایگان سیستم اتوماسیون اداری می توانید به لینک مراجعه کنید www.faragostar.net/automation انجام دادن.

منبع: سایت خبری تسنیم